Banyak depo mencatat stok sebagai satu angka: "sisa 80 galon". Padahal di dalam angka itu tercampur galon isi yang siap jual, galon kosong yang menunggu isi ulang ke pemasok RO, dan galon rusak yang nyaris tidak bisa dijual. Tiga kategori dengan nasib dan nilai ekonomi berbeda, dicampur jadi satu — akibatnya keputusan jadi salah: kehabisan stok isi justru di hari yang katanya "stok aman", atau uang mengendur di tumpukan galon rusak yang tak pernah dihitung.
Tiga kategori stok yang wajib dipisah
Galon isi (ready stock)
Ini produk jualan Anda. Stok isi menentukan berapa banyak order bisa dilayani hari ini dan kapan harus produksi/ambil ke pemasok. Polanya bergerak cepat — turun sepanjang hari, naik saat isi ulang.
Aturan praktis: tetapkan stok minimum (misalnya setara satu hari penjualan + buffer 20%) sebagai pemicu untuk segera isi ulang. Dengan pencatatan otomatis, angka ini terlihat sepanjang hari tanpa harus hitung manual di gudang.
Galon kosong
Ini aset beredar — seperti dijelaskan di artikel mencegah galon kosong hilang, galon kosong harus dipantau per pemegang (pelanggan/kurir). Stok kosong di gudang menentukan berapa banyak yang bisa diisi ulang ke pemasuk RO.
Galon & tabung rusak
Galon pecah, tutup hilang, galon bocor, tabung gas yang perlu uji ulang (habis masa berkalibrasi). Kategori ini cenderung "tak terlihat" — menumpuk di pojok gudang tanpa pernah dihitung, padahal punya nilai: bisa dijual ke penadah, ditukar, atau dijual sebagai barang bekas.
Catat jumlah dan jenisnya, review bulanan, dan putuskan: jual, tukar, atau perbaiki. Galon rusak yang tercatat adalah uang yang bisa dicairkan; yang tidak tercatat adalah gudang yang penuh sesak.
Stok tabung gas LPG: punya aturan sendiri
Kalau depot Anda juga jual gas, ada dua hal tambahan:
- Pisahkan per ukuran (3 kg, 5,5 kg, 12 kg). Harga dan perputarannya berbeda — gas 3 kg paling cepat, 12 kg paling menguntungkan per trip.
- Kelola tabung kosong sebagai jaminan. Penjualan gas praktis selalu dengan sistem tukar: tabung isi keluar, tabung kosong kembali. Sama seperti galon kosong, catat siapa memegang tabung — terutama untuk pelanggan yang mengambil dalam jumlah besar (warung, rumah makan).
Rutinitas stok yang mudah dijaga
- Harian: lihat kartu stok di akhir hari — cukup 2 menit jika sistem otomatis. Periksa anomali: kategori yang turun-naik tidak wajar.
- Mingguan: cocokkan stok fisik gudang dengan angka sistem. Selisih kecil segera telusuri — selisih lama makin sulit dilacak.
- Bulanan: hitung galon rusak, cek daftar galon/tabung kosong di tangan pelanggan, dan evaluasi: apakah stok isi terlalu besar (uang telat berputar) atau terlalu kecil (risiko kehabisan)?
Dari buku ke sistem
Pencatatan manual tiga kategori ini setiap hari hampir pasti kendur — terlalu banyak titik pencatatan (kasir, kurir, gudang). Inilah alasan utama depot pindah ke aplikasi: di Galonin, ketiga kategori terpisah sejak input, bergerak otomatis mengikuti transaksi (penjualan mengurangi isi, pengiriman menambah kosong di pelanggan, kerusakan/penjualan aset mengurangi rusak), dan kartu stok selalu bisa dibuka dari ponsel.
Stok yang rapi pada akhirnya bukan soal kerapian — tapi soal uang: stok isi yang pas berarti modal berputar optimal, galon kosong terkendali berarti aset tidak bocor, dan galon rusak tercatat berarti bisa jadi kas. Tiga angka sederhana yang menentukan kesehatan depot Anda.